Teach a man to fish – and supply the equipment

“Continuous Monitoring is de stap van ad-hoc analyses via periodieke analyses naar continue analyses van prestaties, risico’s en juiste en tijdige werking van interne ‘checks & balances’ rondom kritische bedrijfsprocessen en transactiestromen. In een continuous monitoring setting worden deze aspecten ondersteund door inzet van geautomatiseerde data-analysetechnieken.”

 “Wanneer u de kracht van analyse, automatisering en kunstmatige intelligentie (AI) inzet, kunt u verborgen relaties blootleggen uit enorme hoeveelheden gegevens. Door de juiste strategie en technologie te implementeren, kunt u snelheid, kosten en kwaliteit in evenwicht brengen om meetbare bedrijfswaarde te leveren.”

 “Wilt u overal en altijd een actueel inzicht in uw cijfers? Zoekt u een flexibele en gebruiksvriendelijke rapportage tool waarmee u met één druk op de knop overzichtelijke financiële tussentijdse rapporten genereert waarbij onder andere een jaarrekening en een overzichtelijk dashboard standaard beschikbaar zijn?”

Allemaal mooie marketingpraat, zul je wel denken. Inmiddels heb je ondervonden dat het toepassen van data-analytics in de praktijk weerbarstiger is dan hoe de accountant, consultant of softwareleverancier het presenteerde. Dit begint al met het formuleren van de controledoelstellingen en die vertalen naar bruikbare analyses, vaak gevisualiseerd in dashboards. Maar zo eenvoudig als het lijkt is het helaas niet.
Spoiler: onze slimme software ‘PULSE’ biedt wél een oplossing.

Als accountant ben je niet elke week bezig met data analytics, dus laat staan dat je deze competentie met behulp van een training tot data-analist wel even verkrijgt. Bovendien heb je gemerkt dat veel collega’s (inclusief jijzelf) er veel tijd mee kwijt zijn. Je hebt ervaren dat het verkrijgen van relevante data van de klant helemaal niet soepel verloopt. Vaak blijkt de datakwaliteit onvoldoende om de relevante analyses uit te voeren of moet eerst worden uitgezocht hoe de data uit het systeem komt – en dan zit de complexiteit van dat systeem of de database weer in de weg. Dit bekent veel handmatige acties om de benodigde data te achterhalen en te (laten) extraheren. Daarvoor zijn kennis, kunde en middelen nodig die je doorgaans niet ‘in huis’ hebt. Wat volgt is een complex en stroperig proces voordat de benodigde data beschikbaar is. De kans bestaat dat je klant inmiddels gefrustreerd is geraakt. En dan moet de analyse nog beginnen.

Eindeloze herhaling van zetten

Je herinnert je dat nog maar al te goed van de vorige jaarrekeningcontrole. Ook de klant was niet al te blij met al die vragen om data. Hij wist zelf ook niet goed hoe hij eraan moest komen en het heeft veel kostbare tijd in beslag genomen. De communicatie met de IT’ers verliep moeizaam. Voor dit jaar moeten wéér diezelfde handelingen verricht worden om een nieuwe dataset(s) te verkrijgen, waarmee dezelfde analyses uitgevoerd kunnen worden – met de actuele data.

Wat het extra spannend maakt is dat voor veel klanten maatwerk-analyses zijn opgebouwd. Het gaat immers om maatwerk toch? Klanten hebben niet allemaal dezelfde procedures rondom de registratie van transacties, en ze gebruiken niet dezelfde financiële systemen. Je vermoeden is dat het wéér een tijdrovende klus gaat worden, waarvan de audittrail ook maar lastig te beheersen is. En oh ja, je moet wel je controlebudget in de gaten houden. Dan toch maar die handmatige aanpak op basis van steekproeven?

Leren vissen?

Voor jou als accountant is het een vrijwel onmogelijke opgave om kennis van al die verschillende systemen, databases en koppelingen te hebben. Voor klantspecifieke (maatwerk-)analyses moet je bij iedere klant of ieder systeem het wiel opnieuw uitvinden. “If you give a man a fish, you feed him for a day. If you teach a man to fish, you feed him for a lifetime.” Dat klinkt als een mooie mindset, maar in de praktijk is dit in de meeste accountantsorganisaties niet haalbaar. Je leert wel ‘vissen’, maar de gebrekkige uitrusting staat een goed resultaat in de weg. En als het eenmaal toch is gelukt, dan is het nog een flinke kluif om dat gestandaardiseerd, efficiënt en rendabel te implementeren in een controle-aanpak. Onze praktijkervaring van de afgelopen jaren lijkt meer op de volgende stelling:

Slim, slimmer, PULSE

Onze PULSE, een slim stukje software, levert de equipment voor dit huzarenstukje. PULSE neemt jou de uitdaging helemaal uit handen om op een veilige, snelle en gebruiksvriendelijke manier relevante data te verkrijgen. PULSE is platform-onafhankelijk en koppelt talloze bronsystemen. De data wordt geautomatiseerd, snel en veilig overgedragen. Hierdoor heb jij, als controlerend accountant, altijd de beschikking over relevante en actuele data om je analyses uit te voeren. De software wordt eenmalig bij jouw klant geïnstalleerd en voordat de data wordt overgedragen heeft de klant verschillende autorisatiemogelijkheden. Bovendien biedt PULSE de mogelijkheid om op ieder gewenst moment actuele data te exporteren. Hierdoor hoef je géén data meer op te vragen bij de klant en hoeft de klant geen (handmatige) handelingen meer te verrichten.

Een actueel overzicht van koppelbare bronsystemen tref je hier aan. Heeft jouw klant een maatwerkapplicatie? Geen probleem, er zijn mogelijkheden genoeg om deze ook te integreren en zelfs om cloudsystemen aan te roepen. Dankzij PULSE hoef je je ook geen zorgen meer te maken over datakwaliteit en blijft de audittrail gewaarborgd.

Met PULSE verkrijg je écht (letterlijk) met een druk op de knop de relevante data voor je controlewerkzaamheden. Wat je verder met de data doet, heb je zelf in de hand. De data kan worden verwerkt in iedere mogelijke transformatie- en/of visualisatietool – dat is trouwens ook geen gemakkelijke opgave; meer daarover in onze volgende blog. En ja, inderdaad, dit is dé uitkomst om eens écht te komen tot continuous monitoring en auditing. Om je echt te focussen op de interpretatie van de (financiële) analyses en het opvolgen van bevindingen.

Die marketingpraat aan het begin van deze blog kan met toepassing van PULSE dus toch werkelijkheid worden. Wil je de toepassing voor jouw kantoor eens bespreken? Maak dan gerust een afspraak met ons.