Auditdienst ACAM bespaart tijd en maakt processen zichtbaar

Matthijs de Bruijn is senior auditor bij ACAM, de auditdienst die de jaarrekening van de gemeente Amsterdam controleert. Samen met een collega volgde hij een Sifters-training process mining met Disco – een gebruiksvriendelijke process mining applicatie – en is al enthousiast over wat dit opleverde voor 2017: “We verwachten voor 2018 nog veel meer mooie resultaten.”

“Zelf was ik al wel bekend met process mining vanuit mijn opleiding tot RO (Register Operational Auditor) aan de UvA, maar tot voor kort hadden we nog geen kans om ons er binnen ACAM professioneel in te verdiepen. Gelukkig kwam er een gemeentebreed process mining-initiatief langs, waarbij we konden aanhaken in de vorm van een Disco-training, die verzorgd werd door Sifters. Tot nu toe hebben we process mining vooral losgelaten op de inkoopprocessen; het komende jaar gaan we daarnaast (naar verwachting) onder meer aan de slag met het proces van subsidies: aanvraag, toetsing, verlening en beschikking. Het mooie aan de training van Sifters is dat zij zich vanuit hun achtergrond in de accountancy en continu verbeteren, goed kunnen inleven in de vragen en behoeftes die er leven.”

Visuele weergave maakt het intuïtief

“Het mooiste van process mining vind ik het visuele. Wij hebben altijd te maken met massa’s getallen. De visuele weergave door Disco, in de vorm van processchema’s van de situatie zoals deze werkelijk gelopen is, laat dit heel intuïtief zien en brengt het meer tot leven. De massa aan processen die ‘normaal’ verlopen kun je links laten liggen, om je te concentreren op datgene wat afwijkt.”

Meteen een eye-opener

“We konden deze training in 2017 doen op een moment waarop het grootste deel van de controle al achter de rug was. Toch heeft het meteen al veel opgeleverd. Een punt dat er duidelijk uitspringt is bijvoorbeeld dat je direct ziet wanneer facturen door één persoon zijn afgehandeld. Een dergelijke toets op functiescheiding is met proces mining direct, en redelijke eenvoudig, op een hele populatie uit te voeren.”

Geen steekproef, maar een complete analyse

“De enorme hoeveelheden data die wij controleren, komen uit verschillende systemen. Het controleren daarvan kost enorm veel manuren en voor een deel blijf je afhankelijk van steekproeven. Omdat process mining je in staat stelt complete datasets te analyseren en dat ook nog eens in heel korte tijd, verwacht ik dat we als ACAM het komende jaar een grote efficiencyslag gaan maken.”

Beter zicht op risico’s

“Ook de kwaliteit van risicogericht controleren wordt beter. Omdat je het hele traject van – in dit geval – inkoopfacturen visueel kunt volgen, zie je snel de afwijkingen, inclusief hoe vaak die voorkomen én waar dat precies plaatsvindt. Ik verwacht dat we hier bij de interimcontrole – waarbij we gedurende het jaar nagaan of de procedures goed worden gevolgd – vanaf juli-september veel profijt van zullen hebben.”

Process mining ondersteunt heldere communicatie

“Tot slot: met de visuele weergave in de hand kun je je advies of richtlijn veel gemakkelijker en duidelijker bespreken met de betrokkenen. Ook als je geen finance specialist bent zie je meteen wat er op welke plek moet gebeuren om een specifiek risico weg te nemen om een foutkans te verkleinen. Ook is het leuk om te zien hoe mensen hun eigen processen opnieuw ontdekken. Ik verwacht dus niet alleen voordeel op het gebied van tijdwinst en kwaliteit, maar ook op het gebied van communicatie.”