HOE WERKT SIFTEN
Siften is vereenvoudigd weer te geven in 5 stappen (sifts) die zo vaak als nodig herhaald kunnen worden om processen tot op het bot te analyseren en verbeteren. We kunnen processen steeds opnieuw siften om te zien of de verbetermaatregelen het gewenste effect hebben, en of er geen nieuwe problemen ontstaan.
SIFT 1 - DEFINIËREN
Om siften effectief toe te passen op een bedrijfsproces, beginnen we met definiëren: wat is de onderzoeksvraag of de probleemstelling, en welke processen zijn daarbij betrokken? Is efficiency het belangrijkst of staat compliance voorop? De bedrijfs- en proceskenners helpen bij het zo exact mogelijk bepalen van de probleemstelling en de focus daarvan. Bepaald wordt welke datasets van welke processen betrokken moeten worden, wat het begin- en eindpunt van het proces is en welke processtappen belangrijk zijn (of lijken).
SIFT 2 - EXTRAHEREN
Het extraheren van de juiste data is een essentiële stap. Welke IT-systemen zijn betrokken en hoe is de data opgebouwd? Voldoet de data aan de vereisten? Vaak worden meerdere datasets gebruikt die verschillend zijn opgebouwd. Deze data wordt verbeterd en verrijkt om ze om te zetten naar bruikbare event logs.
SIFT 3 - ANALYSEREN
Process mining applicatie Disco analyseert de set event logs met slimme algoritmen. De tussenstappen en uitzonderingen die het gezond verstand over het hoofd ziet, worden feilloos vastgelegd door de applicatie. De process maps en animaties laten precies zien wat er feitelijk gebeurt in de organisatie. Wordt het bestaande procesmodel wel gevolgd (conformance checking)?
SIFT 4 - PRESENTEREN
Tijdens een interactieve sessie met proceskenners en Sifters bepalen we welke problemen echt een probleem zijn voor de efficiency of de compliance doelstellingen, en welke risico's we willen uitsluiten. Waar nodig worden sift 2 en 3 nog eens herhaald om specifieke vragen te beantwoorden.
SIFT 5 - VERBETEREN
Proceskenners en Lean gespecialiseerde Sifters ontwerpen verbetervoorstellen waar iedereen mee kan gaan werken. De voorstellen worden bij uitvoering continu gemonitord om te zien of we het gewenste resultaat bereiken, en wat er nog meer verbeterd kan worden. Sift 2 tot en met 4 kunnen herhaald worden om dit te testen of nog meer verbetervoorstellen te doen.