PROCESS MINING
Voor process mining gebruiken wij de applicatie Disco. Een tool waarmee we op basis van logdata feitelijke bedrijfs- en werkprocessen objectief in kaart brengen. De volgorde van processtappen wordt zichtbaar, met de doorlooptijden. Onbewuste, ‘verborgen’ stappen komen aan het licht en ook de stap terug krijg je duidelijk te zien. Bij welke stappen loopt het proces vast en bij welke afdelingen ontstaat wachttijd?
Proceskenners
De mensen ‘op de werkvloer’ in de organisatie zijn de proceskenners en zij weten het beste hoe alles reilt en zeilt. Ze kunnen uitstekend overweg met de systemen en kennen de details, uitzonderingen, sluiproutes en hiccups. Toch is die informatie subjectief en niet iedereen denkt er hetzelfde over. Laat vijf collega’s een schets maken van hetzelfde werkproces, en je krijgt vijf verschillende tekeningen… Traditioneel werden processen verbeterd aan de hand van een ‘brown paper’ sessie: een – al of niet bruin – papier aan de lege wand, waar post-its in verschillende kleuren op werden geplakt. Ervaringsverhalen en meningen van experts werden uitgekristalliseerd tot het procesmodel waaruit diagnoses worden afgeleid.
SLIMME ALGORITMEN
Tegenwoordig is een ‘brown paper’ sessie zoiets als hoofdrekenen terwijl je een rekenmachine naast je hebt liggen. Menselijk inzicht blijft waardevol, maar kan, verrijkt met objectieve data en slimme algoritmen, enorm veel meer resultaat opleveren. Dat is de reden waarom we process mining gebruiken als startpunt voor procesverbetering. Wat process mining is en waarom je dit moet kiezen als startpunt voor een snel en effectief werkende organisatie, wordt duidelijk in onze pecha kucha.
WELKE APPLICATIES?
Gevalideerde data-extractie is de basis voor process mining en procesverbetering (siften). De applicaties bepalen hoe, en hoe gemakkelijk een goede set eventlogs te verkrijgen is. Standaardapplicaties maken het meestal makkelijker. Maar als data-specialist zien wij afwijkende systemen en exotische maatwerkapplicaties juist als een uitdaging. We hebben dan ook ervaring met de meeste bekende systemen, zoals in de lijst hieronder. Dat geeft ons een goede basis om ook onze tanden te zetten in de minder bekende systemen. Vragen over systemen? Neem vrijblijvend contact met ons op!
BEKENDE APPLICATIES
- SAP (S/4HANA, SD, MM, FI/CO, WF)
- MS Dynamics NAV (o.a. waste management, retail & transport solutions)
- MS Dynamics AX
- AFAS ERP
- Exact Globe
- Basware
- JD Edwards
- Oracle Health Insurance
- Event Business Management Software (EBMS)
- GreenSuite
- Nedap Healthcare
- Microsoft System Center Service Manager
- Planon
- ProcessRunner
- TOPdesk
- Service Manager
- Easyflex
- Basecone
- Suite/GWS4all
- Salesforce/ServiceMAX
- FuelOffice
- Syntess Atrium
HOE WERKT PROCESS MINING?
Vereenvoudigd kun je process mining – het startpunt van siften – weergeven in vier stappen.
1. WELK PROBLEEM WILLEN WE OPLOSSEN?
Als eerste wordt bepaald welke werk- en/of bedrijfsprocessen onderzocht moeten worden, en om welke reden. Staat efficiency centraal of is compliance de belangrijkste focus? Welke processen spelen daarbij een rol; en wat wordt ‘verdacht’ als oorzaak van een stroperige voortgang of een haperende controle?
2. WELKE SYSTEMEN HEBBEN WE DAARVOOR NODIG?
Daarna worden de datasets van de gekozen processen bekeken. Welke IT-systemen spelen daarbij een rol, en in welke vorm kan daaruit data worden opgehaald (geëxtraheerd)? De vorm van deze data wordt op één lijn gebracht om bruikbaar te zijn als event logs; de input voor de process mining applicatie.
3. SLIMME ALGORITMEN VOOR OBJECTIEVE WAARNEMING
De applicatie Disco gebruikt slimme algoritmen om alle eigenschappen van het te analyseren proces bloot te leggen: welke stappen volgen elkaar op, waar worden stappen terug of opzij gezet, en wat is de doorlooptijd van elke stap?
4. PROCES IN BEELD, INCLUSIEF OLIFANTENPAADJES
Uit de analyse volgt visuele output op verschillende detailniveaus, waarin niet alleen het logische proces te zien is, maar ook alle uitzonderingen en omwegen die feitelijk plaatsvinden. Animaties van de proces flow laten zien langs welke route en hoe snel bijvoorbeeld orders een bestelproces doorlopen. De perfecte basis voor de volgende sift: effectieve Lean probleemoplossers.
PROCESSEN IN BEDRIJF
Klantenservice-processen, verkoopprocessen, HR-processen, verwerking van een hypotheekaanvraag, IT-changeproces, enz.
LOGGEGEVENS
Alle logdata (event logs) van gekozen processen zoals die werkelijk lopen. Ook uitzonderingen en ‘sluiproutes'
PROCESS MINING
De process mining-applicatie analyseert alle data met slimme algoritmen.
FEITELIJK PROCESMODEL
Stroomschema’s en animaties tonen het échte proces en laten knelpunten zien.