Process mining pilot bij Halt: maatwerk efficiënter maken

Halt biedt, in opdracht van het ministerie van Justitie en Veiligheid, jongeren van 12 tot 18 jaar een alternatieve straf bij overtredingen en lichte misdrijven. Halt is een landelijke organisatie met een hoofdkantoor en regionale teams. De uitvoering van Halt-straffen is voor een groot deel maatwerk. Bram Aanen, directeur bedrijfsvoering van Halt: “Wij zijn altijd geïnteresseerd in procesinnovatie. Onze belangrijkste vraag bij process mining was of dit een juiste techniek is voor Halt.”

Bram: “Tijdens een congres over data-ontsluiting kwam ik in contact met Sifters. Om te zien hoe de process mining tool Disco in de praktijk werkt bij complexe processen, keek ik vervolgens eerst mee bij een project van de gemeente Amsterdam. Daarna is besloten Sifters uit te nodigen voor een pilot bij Halt.”

Wat is Halt?
Na verwijzing door politie, OM of BOA (buitengewoon opsporingsambtenaar), kan een jongere van 12-18 jaar bij Halt een alternatieve straf krijgen voor ‘Halt-waardige’, lichte vergrijpen zoals winkeldiefstal, vernieling of een vuurwerkovertreding.
De straf bestaat uit een mix van maatregelen: gesprekken – ook met ouders, excuses aan het slachtoffer, schadevergoeding, leerstraf en werkstraf. Een Halt-straf levert geen ‘strafblad’ (justitiële documentatie) op. Wie niet wil meewerken aan de alternatieve straf of gemaakte afspraken niet nakomt, komt alsnog bij Justitie terecht.
Halt werkt landelijk, met regionale teams. Naast het uitvoeren van de straffen werkt Halt aan preventie, door voorlichting te geven op scholen en bij sportverenigingen.

Repressieproces

Het repressieproces is het proces waarin jongeren bij Halt worden aangemeld, hun zaak wordt bekeken en een straf wordt voorgesteld en uitgevoerd. Bram: “We wisten vooraf dat dit proces meer maatwerk dan standaard is. Iedere zaak is anders. Het soort overtredingen zijn wel hetzelfde, maar de omstandigheden en sociale context van iedere jongere zijn uniek. Het is dan heel interessant om te weten wat de overeenkomsten tussen al die procespaden zijn, en verder hoe je het beste kunt omgaan met uitzonderingen. Process mining biedt de mogelijkheid om dat in kaart te brengen en dat vormt de basis voor verbetermaatregelen.”

Is process mining geschikt voor Halt?

“Ik geloofde bij voorbaat al dat process mining een meerwaarde voor ons kan hebben,” aldus Bram, “alleen zonder te overzien op welke manier. Daarom hebben we Sifters ingehuurd. Na de intake maakten Sifters een voorstel voor een pilot met het repressieproces. We vroegen ons daarbij een aantal dingen af:

• Is een organisatie als Halt geschikt voor process mining?
• Is de data van Halt geschikt?
• Hoe verloopt het project onder begeleiding van Sifters?
• Weten we de goede vragen te formuleren?”

85% maatwerk

De data over het repressieproces komt bij Halt uit verschillende systemen, maar bleken onder regie van Sifters goed toegankelijk te maken voor analyse. In de pilot werd data van 27.000 zaken geanalyseerd, van de voorgaande anderhalf jaar. 23.000 daarvan bleken een uniek pad te volgen. In 85% van de Halt-processen wordt dus maatwerk geleverd.

Scherpe onderzoeksvragen

Bram: “We kwamen er al snel achter dat het moeilijk is om scherpe vragen te formuleren. In eerste instantie waren de vragen te algemeen om bruikbare antwoorden op te leveren. Wel leverde die eerste analyse – mede dankzij de kundigheid van Sifters – het inzicht om vragen aan te scherpen. En omdat de dataset toch al gemined is, blijft deze beschikbaar om meerder analyses uit te voeren, steeds vanuit een andere invalshoek. Uit de analyses werd precies duidelijk waar de processen over al die zaken en teams gelijk lopen, welke uitzonderingen er zijn en welke unieke paden. En vooral in welke situaties het proces minder efficiënt verloopt. Met een ‘handmatige’ analyse of een aantal ‘prikbordsessies’ zou je dit er nooit zo gedetailleerd en zo reëel uit halen.”

Viervoudig resultaat

De analyse heeft resultaat opgeleverd in vier richtingen.

In de eerste plaats zijn de overeenkomsten en verschillen tussen de diverse Halt-zaken in beeld gebracht. Daarbij is ook vergeleken tussen teams en regio’s. De uiteindelijke vraag hierbij was: waar zit ruimte om te optimaliseren; wat kunnen verschillende teams van elkaar leren? Hiervoor werden goede aanknopingspunten gevonden.

In de tweede plaats is inzichtelijk gemaakt hoe de verantwoordingsinformatie uit het systeem gehaald kan worden en inzichtelijk gemaakt voor medewerkers. Dit geeft hen direct inzicht in verbetermomenten.

In de derde plaats is waardevolle input naar voren gekomen voor de inrichting en bouw van een nieuw zaaksysteem. Zo zijn een aantal handmatige controles onderkend, die in het nieuwe systeem geautomatiseerd kunnen worden. Evenals een aantal stappen die in het technisch ontwerp afgedwongen kunnen worden, waardoor de workflow meer beheerst wordt.

Tot slot wordt enorm veel tijd en hoofdbrekens bespaard bij de verantwoording voor de accountant. Hiervoor moet inzichtelijk worden gemaakt wat Halt doet en hoe dit is uitgevoerd. Dankzij process mining wordt het veel gemakkelijker om de vereiste gegevens goed onderbouwd en efficiënt naar voren te halen. Bram: “Dit succes is mede te danken aan het feit dat Sifters goed snappen waar ze mee bezig zijn en wat het doel van een proces is. Compliance is dan ook het onderdeel waar we Sifters nu al doorlopend voor inhuren. Dit is zo efficiënt en overzichtelijk; ik denk dat alle organisaties dit willen gaan toepassen.”

Meer dan een tool

“We zijn erg tevreden over de aanpak van Sifters, omdat ze in de eerste plaats perfect weten wat Disco kan. Maar ze komen niet alleen met een leuke tool om mooie procesplaatjes te maken. Ze begrijpen de processen en gaan op een productieve manier met de medewerkers in gesprek. Ze helpen bij het aanscherpen van de vragen en vatten alles goed samen in een duidelijke eindpresentatie. Halt is te klein om deze deskundigheid zelf in huis te hebben. Daarom is het belangrijk dat een bedrijf als Sifters ons daarbij helpt.”

“Een voorbeeld: Vóór uitvoering van een Halt-straf moet er een getekende overeenkomst zijn, door onder andere de ouders. In uitzonderlijke gevallen lukt dit ondertekenen niet, bijvoorbeeld omdat ouders niet beschikbaar zijn. Dit vertraagt het proces en dat willen we niet. De data-analyse laat precies zien wanneer en hoe vaak dit gebeurt, én het geeft inzicht in een oplossingsrichting.”

Toekomst

Op dit moment is de pilot afgerond. Afgezien van de compliance wordt er niet doorlopend gemined. Het nieuwe zaaksysteem waar Halt vanaf zomer 2019 mee gaat werken, is een logisch moment om dit weer op te pakken. Ook omdat er nog meer invalshoeken te analyseren zijn: “Halt werkt in een keten met onder meer OM, politie, en jeugdzorg. De systemen van deze organisaties sluiten nog niet echt op elkaar aan, waardoor overdrachten stroperig kunnen verlopen. Een doel voor de toekomst is om data uit die verschillende systemen beter op elkaar te laten aansluiten, zodat jongeren beter en sneller geholpen worden als ze met meerdere instanties te maken hebben. En ook om de werkwijze per regio meer gelijk te trekken.”

Boven verwachting

“Process mining, zoals wij het hebben ervaren in deze pilot, heeft de verwachtingen overtroffen: Vragen waarvan we vooraf niet wisten dat ze belangrijk waren, werden naar boven gehaald en ook nog eens effectief beantwoord. De conclusie is duidelijk: process mining gaat zeker een vervolg krijgen bij Halt.”