WIE FUNKTIONIERT SIFTEN
Siften lässt sich vereinfacht in 5 Schritte (Sifts) zusammenfassen, welche so oft wie nötig wiederholt werden können, um Prozesse bis aufs Mark zu analysieren und zu verbessern. Wir können Prozesse immer wieder neu siften, um festzustellen ob unsere Verbesserungsmaßregeln den gewünschten Effekt haben und um auszuschließen, dass neue Probleme entstehen.
SIFT 1 - DEFINIEREN
Um das Siften an den Betriebsprozess anzupassen, beginnen wir mit dem Definieren: Was ist die Schlüsselfrage oder die Problemstellung, und welche Prozesse sind hierbei betroffen? Ist Effizienz das Wichtigste oder steht Compliance an oberster Stelle? Die Betriebs- und Prozessexperten helfen bei der möglichst genauen Evaluierung der Problemstellung und deren Fokus. Es wird bestimmt, welche Datensätze an welchen Prozessen beteiligt werden müssen, wo Beginn und Ende des Prozesses sind und welche Prozessschritte von Belang sind (oder erscheinen).
SIFT 2 - EXTRAHIEREN
Das Extrahieren der richtigen Daten ist ein essentieller Schritt. Welche IT-Systeme sind betroffen und wir sind die Daten aufgebaut. Entsprechen die Daten den Anforderungen? Oftmals werden mehrere Datensätze gebraucht, die unterschiedlich aufgebaut sind. Diese Daten werden verbessert und angereichert, um sie in verwendbare Ereignisprotokolle umzuwandeln.
SIFT 3 - ANALYSIEREN
Die Process Mining-Applikation Disco analysiert die erstellten Ereignisprotokolle mit intelligenten Algorithmen. Die vom Menschen übersehenen Zwischenschritte und Ausnahmen, werden von der Anwendung fehlerfrei erfasst. Die Ablaufprotokolle und Animationen zeigen genau auf, was eigentlich in der Organisation vorgeht. Wird das bestehende Prozessmodel eigenhalten (conformance checking)?
SIFT 4 - PRÄSENTIEREN
Bei einer gemeinsamen, interaktiven Abstimmung zwischen Prozessexperten und Siftern bestimmen wir, welche Probleme wirkliche Schwierigkeiten für die Effizienz oder vorschriftsmäßiges Handeln (Compliance) darstellen und welche Risiken zukünftig ausgeschlossen werden sollen. Wo nötig werden Sift 2 und 3 nochmals wiederholt, um Antworten auf spezifische Fragen zu beantworten, die sich erst im Nachgang ergeben haben.
SIFT 5 - VERBESSERN
Prozessexperten und Lean-spezialisierte Sifter entwerfen Verbesserungsvorschläge, mit denen jeder in der Organisation arbeiten kann. Diese Vorschläge werden in der Ausführung kontinuierlich überwacht um festzustellen, ob wir das gewünschte Ergebnis erzielen und um weitere Verbesserungen anzustoßen. Sift 2 bis einschließlich 4 können bei Bedarf wiederholt werden, um dies zu testen oder weitere Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten.